edm유학센터 · 세부 파일럿
최소 기능으로 먼저 열고 단계별로 확장하는 개발 계획과 기능 정의
대상 edm유학센터 본사 유학본부 · 파일럿 6개월 기준
02/22
CONTENTS
「필리핀 현지 지원서비스 운영 안내」와 「현지 담당자 추가 제안서」에 적힌 업무를 시스템으로 옮길 부분만 추려 기능으로 정의하고, 최소 범위부터 단계별로 나눈 문서입니다.
시스템이 필요한 이유현재 운영 방식의 한계와 정량 근거
시스템화 대상 범위영역별 현재 방식과 전환 후
최소 개발 범위MVP 에 넣을 것과 미룰 것
모듈별 기능 정의8개 모듈 · 57개 기능
데이터·권한·자동화엔티티 · 역할 · 스케줄 작업
단계별 확장 로드맵MVP 이후 네 단계와 제약
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SECTION 01 · WHY
운영 안내서는 주문을 구글폼으로 받고, 정산을 구글시트로 공유하며, 특이사항을 카카오톡으로 보고하도록 정하고 있습니다. 파일럿을 시작하기에는 충분하지만 아래 세 가지가 담당자 한 사람에게 부담으로 남습니다.
01 기록의 분산
주문은 구글폼, 정산은 구글시트, 보고는 카카오톡에 남습니다. 한 학생의 주문·배송·정산을 따라가려면 세 곳을 각각 열어야 합니다.
02 기억 의존
안전 재고 미달, 보증금 미반납, 보관 1개월 만료, 예약 목요일 12시 마감 — 모두 담당자의 기억에 의존합니다.
03 수작업 집계
월 주문 건수, 배송 지연률 5%, 수속 기여, 월 근무시간 130시간 — 확장 트리거 판정까지 수작업입니다.
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SECTION 01 · WHY
아래 숫자는 모두 두 문서에 적힌 값입니다. 담당자 1명이 7대 서비스를 맡고, 성수기에는 월 100건을 넘어 확장 트리거에 닿습니다.
월 주문
63~107건
비수기~성수기 · 이용률 50%, 1인당 월 3.3건 기준
운영 인력
1명
한국인 담당자 1명 + 온콜 백업 · 배달은 외주
서비스
7대
1순위 6개 즉시 도입 · 반찬은 2단계 검토
확장 트리거
100건 / 130h
월 100건 3개월 연속 또는 월 130시간 초과
KEY POINT
성수기 기준 일평균 4건 이상의 주문·CS·발주가 한 사람에게 몰립니다. 시스템의 목표는 기능을 늘리는 것이 아니라 기억해야 할 것과 손으로 세는 일을 줄여 담당자가 학생 케어에 시간을 쓰게 하는 것입니다.
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SECTION 02 · SCOPE
두 문서에 정의된 업무를 여섯 영역으로 묶고, 현재 방식과 전환 후를 정리했습니다.
| 영역 | 현재 방식 | 시스템화 후 | 착수 단계 |
|---|---|---|---|
| 주문·배송 | 구글폼 접수 → 시트 수기 취합 | 접수·취합·발주·검수·인도를 한 흐름으로, 사진 첨부까지 한 건에 | MVP |
| 재고·대여 | 시트 대장 + 눈으로 실사 | 안전 재고 미달 자동 감지, 대여대장·보증금 현황 연동 | 확장 1 |
| 예약대행 | 구글폼 + 카카오톡 안내 | 마감 자동 처리, 면책 동의·노쇼 확약을 기록으로 남김 | 확장 1 |
| 응급·CS | 카카오톡 보고 | 이슈 한 건으로 발생·대응·종결 추적, 증빙 첨부 보관 | 확장 2 |
| 정기 방문(R2) | 정의되지 않음 — 제안 단계 | 방문 일정·체크리스트·피드백 처리를 기록으로 축적 | 확장 4 |
| 정산·KPI | 월별 수기 집계 | 일별 기록부터 시작해 5대 KPI 와 확장 트리거 판정까지 | MVP |
정산·KPI 는 일별 주문 기록만 MVP 에 넣고 월 집계·KPI 자동 판정은 뒤 단계로 미룹니다. 기록이 쌓이지 않으면 어떤 집계도 만들 수 없기 때문에 원천 기록만 먼저 확보합니다.
06/22
SECTION 03 · MVP
첫 버전의 목표는 하나입니다 — 주문 한 건의 접수부터 인도·기록까지가 한 화면에서 끝나는 것. 나머지는 지금처럼 구글폼·시트로 버티고, 실제로 쓰이는지 확인한 뒤 붙입니다.
MVP 에 넣는 것 11개 기능
MVP 에서 빼는 것과 이유
MVP 판단 기준
생수·과일은 주 2회씩 매주 돌아옵니다. 여기서 발주 수량이 틀리거나 검수 기록이 없으면 바로 손해와 클레임이 됩니다.
반면 예약대행은 주 1회, 정기 방문은 월 1~2회입니다. 빈도가 낮은 업무는 시스템 없이도 관리되므로 뒤로 미뤘습니다.
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SECTION 03 · STAGES
전체 57개 기능을 MVP 와 네 번의 확장으로 나눴습니다. 각 단계는 앞 단계가 실제로 쓰이는 것을 확인한 뒤 착수합니다.
| 단계 | 시기 | 기능 | 이 단계에서 되는 일 |
|---|---|---|---|
| MVP | M1~M2 | 11 | 주문 한 건이 접수부터 인도·기록까지 한 흐름으로 끝난다 |
| 확장 1 | M2~M3 | 13 | 재고·보증금이 장부로 관리되고, 예약이 마감·면책 기록과 함께 남는다 |
| 확장 2 | M3~M4 | 11 | 응급·CS 가 한 건으로 추적되고, 월 주문·지연률이 자동으로 나온다 |
| 확장 3 | M4~M5 | 12 | 보관 만료·근무시간까지 관리되고, 월 고정비와 차량 실비가 정산된다 |
| 확장 4 | M5~M6 | 10 | 정기 방문 케어가 기록으로 쌓이고, 손익분기까지 계산된다 |
시기의 M1~M6 은 운영 안내서의 6개월 파일럿 로드맵 월차와 같은 기준입니다. 한 단계가 늦어지면 다음 단계를 미루는 쪽으로 조정하고, 단계를 건너뛰지 않습니다.
08/22
SECTION 04 · MODULES
초록 배경은 MVP 기능이 들어 있는 모듈입니다. MVP 는 세 모듈의 일부만 만들고, 나머지 다섯 모듈은 확장 단계에서 착수합니다.
M1 · MVP 8 / 총 10
기준 정보·권한과 접수·발주·검수·인도
M2 · MVP 1 / 총 7
품목 마스터, 안전 재고와 보증금
M3 · 확장 1
마감·송금·바우처, 면책 동의 기록
M4 · 확장 2
이슈 티켓, 병원·연락망, 증빙 보관
M5 · 확장 3
수령 대행, 태그·입출고, 만료 알림
M6 · 확장 4
방문 일정·체크리스트·피드백 처리
M7 · MVP 2 / 총 7
일별 기록과 내보내기, 월 손익
M8 · 확장 2
5대 KPI 집계와 확장 조건 판정
모듈은 기능을 묶는 단위일 뿐 개발 순서가 아닙니다. 한 모듈을 통째로 만들지 않고, 각 모듈에서 그 단계에 필요한 기능만 골라 만듭니다.
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MODULE M1 · 총 10개 기능
| 기능 | 정의 | 단계 |
|---|---|---|
| 기준 정보 관리 | 학생·학원 정보를 등록하고 체류 기간·귀국일·보호자 연락처를 보관 | MVP |
| 역할·권한 | 관리자와 현지 담당자를 구분하고 화면·기능 접근을 제한 | MVP |
| 주문 접수 | 학생·학원별 품목과 수량을 접수하고, 품목별 마감 시각을 자동 적용(생수 월·목 / 과일 화·금 09시) | MVP |
| 수요 취합 | 요일별 접수분을 학원 단위로 합산해 공급업체 발주 수량을 산출 | MVP |
| 발주·결제 기록 | 공급업체별 발주 내역과 결제 금액을 기록하고 단가 이력을 보관 | MVP |
| 입고 검수 | 도착 박스 수를 검수 입력하고 사진을 첨부해 보관소 입고까지 처리 | MVP |
| 인도 처리 | 학생 인도 완료를 체크하고, 과일은 수령 후 3시간 이내 여부를 자동 표시 | MVP |
| 지연 기록 | 예정일 대비 지연과 사유를 기록해 이후 배송 지연률 산출의 근거로 사용 | MVP |
| 주문 단위 검증 | 생수는 500ml 35병 1박스 단위 외 접수를 차단하고, 과일은 규격 패키지만 선택 | 확장 1 |
| 지급 안내 생성 | 지급 준비 완료 시 학생에게 보낼 카카오톡 안내 문안을 생성 | 확장 2 |
10/22
MODULE M2 · 총 7개 기능
| 기능 | 정의 | 단계 |
|---|---|---|
| 품목 마스터 | 샤워헤드·샤워필터·멀티탭 등 품목과 판매/대여 구분, 안전 재고 기준을 관리 | MVP |
| 안전 재고 감지 | 기준치(샤워헤드 5 · 필터 20 · 멀티탭 5) 이하 도달 시 발주 대상으로 자동 표시 | 확장 1 |
| 주간 재고 실사 | 수요일 실사 화면에서 실물 수량을 입력하고 장부 대비 차이를 기록 | 확장 1 |
| 대여대장 | 누가·언제·어떤 물품을 대여했는지 실시간으로 관리 | 확장 1 |
| 보증금 현황 | 보증금 수령·보관·환불 상태를 관리하고 미반납 목록을 표시 | 확장 1 |
| 반납 검수 | 정상 상태 확인 후 환불 처리, 파손 시 차감 내역을 기록 | 확장 1 |
| 구매 기록 | 현지 마트·Lazada 등 구매처와 단가를 기록해 최저가 비교 이력을 남김 | 확장 2 |
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MODULE M3 · 총 7개 기능
추가 제안서의 범위 조정과 면책 명시를 기록으로 강제하는 것이 이 모듈의 핵심입니다.
| 기능 | 정의 | 단계 |
|---|---|---|
| 예약 신청 접수 | 액티비티·투어, 골프장, 마사지·스파, 이동 서비스 신청을 접수 | 확장 1 |
| 면책 동의 기록 | '이용은 본인 책임이며 edm유학원은 중개만 한다'는 동의를 신청 시 필수로 기록 | 확장 1 |
| 노쇼 확약 | 취소·환불 규정과 노쇼 환불 불가 확약을 받은 뒤에만 예약 진행이 가능 | 확장 1 |
| 마감 자동 처리 | 목요일 12시 마감 후 접수를 차단하고 마감분 목록을 확정 | 확장 1 |
| 제휴처 관리 | 사전 검증된 업체 리스트와 B2B 단가를 관리하고 검증 이력을 남김 | 확장 1 |
| 송금·확정 기록 | 제휴처 송금액과 예약 확정 상태를 기록 | 확장 1 |
| 바우처·픽업 안내 | 금요일 오전 픽업 시간을 담은 개별 안내 문안을 생성 | 확장 2 |
12/22
MODULE M4 · 총 7개 기능
| 기능 | 정의 | 단계 |
|---|---|---|
| 지정 병원 정보 | 학원 근처 종합병원 2곳의 연락처·응급실 위치·응급차 비용을 관리 | 확장 2 |
| 비상 연락망 | 본사·학원·보호자 연락처를 학생 단위로 보관해 즉시 조회 | 확장 2 |
| 이슈 티켓 | 발생·대응·종결까지 한 건으로 추적하고 재발 방지·SOP 개선 근거로 축적 | 확장 2 |
| 1차 보고 생성 | 환자 상태·의사 소견·처방전·필요 비용을 정리한 보고 문안을 자동 구성 | 확장 2 |
| 증빙 보관 | 영수증·진단서(Medical Certificate)를 첨부하고 보험 청구용 목록으로 관리 | 확장 2 |
| CS 문의 관리 | 학생·학부모 문의를 채널별로 접수하고 응대 시한을 표시 | 확장 3 |
| 담당자 부재 처리 | 부재 기간과 지정 백업 인력을 등록해 기간 중 대응 주체를 표시 | 확장 3 |
응급 대응은 빈도가 낮지만 학부모 신뢰에 가장 결정적이라 확장 2 로 앞당겼습니다. MVP 기간에는 지정 병원과 비상 연락망을 시트로 유지합니다.
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MODULE M5 · 총 6개 기능
| 기능 | 정의 | 단계 |
|---|---|---|
| 보관 태그 발급 | 이름·보관시작일·귀국일을 담은 태그 정보를 생성하고 출력 | 확장 3 |
| 입출고 대장 | 보관 물품의 입고·출고 이력과 보관 위치를 관리 | 확장 3 |
| 보관 만료 관리 | 최대 1개월 기준으로 만료 임박 목록을 만들고 학생에게 안내 | 확장 3 |
| 택배 수령 대행 | Lazada·Shopee 등 도착 물품의 수령과 학생 전달을 기록 | 확장 3 |
| 국제택배 접수 | 한국↔필리핀 항공·해운 카고 안내와 접수 내역을 기록 | 확장 4 |
| 귀국 짐 배송 | 귀국 학생의 짐 배송 접수와 진행 상태를 관리 | 확장 4 |
14/22
MODULE M6 · 총 6개 기능
추가 제안서의 R2 실행안을 담습니다. 정서적 케어는 시스템이 대신할 수 없지만, 빠짐없이 방문하고 나온 이야기를 놓치지 않게 돕는 것이 목표입니다.
| 기능 | 정의 | 단계 |
|---|---|---|
| 방문 일정 관리 | 월 1~2회 요일을 고정한 방문 일정을 등록하고 실시 이력을 남김 | 확장 4 |
| 방문 체크리스트 | 수업 만족도·숙소·식사 환경·생활 전반을 정형 항목으로 기록 | 확장 4 |
| 피드백 처리 | 방문에서 나온 요청을 처리 대상으로 전환하고 종결까지 추적 | 확장 4 |
| 응대 시간 구분 | R2 는 평일 근무시간, R3(응급)는 24시간으로 구분해 표시 | 확장 4 |
| 방문일 처리 큐 | 급하지 않은 사안을 다음 정기 방문일로 미뤄 모아 처리 | 확장 4 |
| 만족도 추이 | 학생별 만족도 변화를 재등록·지인 추천 지표와 함께 확인 | 확장 4 |
이 모듈은 본사가 R2 실행안을 승인한 뒤에만 착수합니다. 승인이 늦어지면 확장 4 를 건너뛰고 다른 기능을 먼저 붙일 수 있습니다.
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MODULE M7 · 총 7개 기능
| 기능 | 정의 | 단계 |
|---|---|---|
| 일별 주문 기록 | 건당 매출 20,000원·기여마진 8,000원 기준으로 일별 실적을 자동 계산 | MVP |
| 시트 내보내기 | 본사 공유용 구글시트 형식으로 내보내 기존 보고 방식을 그대로 유지 | MVP |
| 월별 손익 집계 | 월 고정비 대비 기여마진과 월 순부담을 집계 | 확장 1 |
| 월 고정비 관리 | 추가 제안서 확정안(현지인 풀타임 고용) 항목별 예산과 실제 지출을 대비 | 확장 3 |
| 차량 운행 기록 | 주행거리(km)와 유류비를 기록하고 영수증 첨부로 실비 정산 | 확장 3 |
| 보증금 예수금 | 대여 보증금의 수령·환불 잔액을 매출과 분리해 관리 | 확장 4 |
| 손익분기 계산 | 수속 1건당 평균 마진 100만원 가정으로 손익분기 주문량을 계산 | 확장 4 |
MVP 는 일별 기록과 내보내기까지만 만듭니다. 월 집계는 기록이 한 달치 쌓인 뒤에 붙여야 실제 데이터로 검증할 수 있습니다.
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MODULE M8 · 총 7개 기능
| 기능 | 정의 | 단계 |
|---|---|---|
| 월 주문 건수 | 목표 50건/월 이상 대비 실적을 집계 | 확장 2 |
| 배송 지연률 | 전체 배송 대비 지연율을 계산하고 5% 초과 시 본사 보고 대상으로 표시 | 확장 2 |
| 확장 트리거 판정 | 월 100건 3개월 연속 · 월 130시간 초과 · 지연·클레임 초과를 자동 판정 | 확장 2 |
| 근무시간 집계 | 담당자 실근무시간을 집계해 월 130시간 초과를 감지 | 확장 3 |
| 수속 기여 | 추가 수속 또는 이탈 방지 건수를 3~4건/월 목표와 대비해 기록 | 확장 3 |
| 고객 충성도 | 컨시어지 이용 고객의 재등록·지인 추천을 집계 | 확장 3 |
| 월간 리포트 | 5대 KPI 를 한 화면으로 정리해 본사 공유용으로 제공 | 확장 3 |
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SECTION 05 · DATA
모든 기록의 기준은 학생입니다. 초록 배경이 MVP 에서 만드는 엔티티이고, 나머지는 해당 기능을 붙일 때 함께 만듭니다.
| 엔티티 | 주요 항목 | 관계 | 단계 |
|---|---|---|---|
| 학생 | 이름 · 학원 · 체류 기간 · 귀국일 · 보호자 연락처 | 모든 기록의 기준 | MVP |
| 어학원 | 학원명 · 주소 · 보관 장소 · 담당자 연락처 | 학생 N : 학원 1 | MVP |
| 품목 | 품목명 · 판매/대여 · 안전 재고 · 현재 수량 · 단가 | 주문 · 대여와 연결 | MVP |
| 주문 | 품목 · 수량 · 마감일 · 배송일 · 검수 · 인도 상태 · 사진 | 학생 1 : N | MVP |
| 대여·보증금 | 대여일 · 반납일 · 보증금액 · 환불 상태 · 파손 차감 | 학생 1 : N | 확장 1 |
| 예약 | 제휴처 · 일정 · 금액 · 면책 동의 · 확정 상태 | 학생 1 : N · 제휴처 N : 1 | 확장 1 |
| 이슈 | 유형 · 발생 · 대응 · 종결 · 첨부 · 보고 시각 | 학생 1 : N | 확장 2 |
| 방문 기록 | 방문일 · 체크 항목 · 피드백 · 처리 상태 | 학원·학생과 연결 | 확장 4 |
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SECTION 05 · ROLES
사내 계정 로그인은 플랫폼 게이트가 보장하므로 앱이 인증을 구현하지 않습니다. 게이트가 요청 헤더로 넣어 주는 로그인 사용자 정보를 그대로 씁니다. MVP 에 포함됩니다.
| 역할 | 판별 방법 | 할 수 있는 일 |
|---|---|---|
| 관리자 | 게이트 헤더 X-Edm-User-Role = super-admin |
품목·제휴처·병원·KPI 목표 등 기준 정보 설정, 사용자 역할 지정 |
| 현지 담당자 | 관리자가 앱에서 지정 (X-Edm-User-Id 기준) |
주문·재고·예약·이슈·방문 기록의 입력과 수정 |
| 본사 담당자 | 관리자가 앱에서 지정 | 리포트·정산 열람과 특이사항 확인 (운영 데이터 입력 불가) |
| 그 외 사용자 | 사내 계정으로 로그인한 나머지 | 본인과 관련된 내역 조회만 |
주의 — 관리자 판별은 Role 값으로만 하고 회원 등급(level)으로 판단하지 않습니다. 헤더 값은 URL 인코딩되어 오므로 디코딩 후 사용하고, 사용자별 데이터는 로그인 아이디가 아니라 사용자 고유번호를 키로 저장합니다. 아이디와 이름은 바뀔 수 있습니다.
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SECTION 05 · AUTOMATION
운영 안내서의 주간 스케줄을 그대로 스케줄 작업으로 옮깁니다. MVP 에서는 생수·과일 두 건만 넣고, 나머지는 해당 기능을 붙일 때 함께 켭니다.
| 시점 | 작업 | 대상 | 단계 |
|---|---|---|---|
| 월·목 08:00 | 생수 주문 취합 마감 안내와 발주 수량 산출 | 현지 담당자 | MVP |
| 화·금 09:00 | 과일 접수 마감 처리와 당일 배송 목록 생성 | 현지 담당자 | MVP |
| 수 09:00 | 재고 실사 대상과 안전 재고 미달 목록 생성 | 현지 담당자 | 확장 1 |
| 목 12:00 | 예약 접수 마감과 송금 대상 목록 확정 | 현지 담당자 | 확장 1 |
| 매일 18:00 | 당일 미인도·지연 건 마감 점검 | 현지 담당자 | 확장 2 |
| 매일 08:00 | 보관 만료 임박(7일 내)과 보증금 미반납 목록 | 현지 담당자 | 확장 3 |
| 매월 1일 | 전월 KPI·손익 집계와 확장 트리거 판정 | 본사 · 현지 담당자 | 확장 3 |
모든 시각은 한국 시간(KST) 기준입니다. 컨테이너 기본 시간대는 UTC 이므로 스케줄러에 시간대를 명시해야 하고, 다음 실행 시각과 진행 상태는 메모리가 아니라 데이터베이스에 저장해 재시작에도 중복·누락이 없게 합니다.
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SECTION 06 · GO / NO-GO
다음 단계로 넘어가기 전에 앞 단계가 실제로 쓰이고 있는지를 확인합니다. 쓰이지 않는 기능 위에 다음 기능을 쌓으면 결국 시트로 돌아가게 됩니다.
확장 1 착수 조건
담당자가 구글폼을 병행하지 않고 시스템만으로 발주 수량을 뽑아 쓰고 있으면 다음 단계로 넘어갑니다.
확장 2·3 착수 조건
일별 기록이 한 달 쌓여 월 손익과 지연률이 실제 값으로 나오면 KPI 와 이슈 관리를 붙입니다.
확장 4 착수 조건
정기 방문 케어는 제안 단계입니다. 승인 전에는 만들지 않고, 승인이 늦어지면 이 단계를 건너뜁니다.
21/22
SECTION 06 · CONSTRAINTS
01 현장 사용성
입고 검수·사진 첨부·인도 체크는 학원 현장에서 휴대폰으로 합니다. 사진은 업로드 전 압축하고, 현지 통신 사정을 고려해 저장 실패 시 재시도를 둡니다.
02 데이터 보존
플랫폼은 배포마다 앱 컨테이너를 새로 굽습니다. 데이터베이스를 앱과 같은 컨테이너에 두면 재배포 때 데이터가 사라지므로 별도 서비스와 볼륨으로 분리합니다.
03 통신 방식
게이트가 WebSocket 과 90초를 넘는 연결을 지원하지 않습니다. 알림은 주기적 조회로 처리하고, 긴 집계는 화면을 붙잡지 않도록 백그라운드로 돌립니다.
22/22
첫 버전은 11개 기능뿐입니다. 나머지 46개는 앞 단계가 실제로 쓰이는 것을 확인한 뒤 네 번에 나누어 붙입니다. 이 문서는 두 문서에 이미 적힌 업무를 옮겨 적은 것이고, 새로운 운영 방식을 제안한 것은 정기 방문 케어(R2) 한 곳뿐입니다.